Effektiv Excel lernen

Wie lange dauert es, um Excel zu lernen?

Die Frage nach der Lerndauer lässt sich ebenfalls nicht pauschal beantworten. Excel-Kurse bei der VHS oder anderen Bildungsinstituten können einige Tage oder auch mehrere Wochen oder gar Monate dauern. Das kommt auf den Turnus und den Umfang der Schulung an. Unter Umständen kann auch nach Absprache mit den Teilnehmenden eine andere zeitliche Vereinbarung getroffen werden.

Beim Selbstlernen hängt das Tempo im Wesentlichen davon ab, wie viel Zeit Sie täglich investieren können. Die grundlegenden Excel-Kenntnisse wie das Erstellen von Tabellen, das Sortieren und Filtern von Daten oder das Erstellen einfacher Formeln können Sie bereits in wenigen Tagen erwerben.

Einmaliges Lernen reicht meist nicht aus, um ein solides Verständnis zu entwickeln. Übung macht den Meister. Daher werden Sie nicht daran vorbeikommen, das Gelernte zu wiederholen und praktisch anzuwenden.

Für das Erlernen von fortgeschrittenen Funktionen zur Datenanalyse oder von komplexen Formeln sollten Sie mehr Zeit einplanen. Mitunter sind hierfür mehrere Monate erforderlich, ebenfalls wieder mit regelmäßiger Übung und Anwendung.

Excel zu lernen und zu beherrschen, ist ohnehin ein fortlaufender Prozess, da es immer wieder neue Funktionen und Programm-Updates gibt. Die ersten Schritte sind schnell gemacht. Danach heißt es, Excel so oft wie möglich in praktischen Situationen anwenden. Nur so festigen Sie Ihre neuen Kenntnisse und entwickeln sie weiter – ähnlich wie beim Erlernen einer Sprache.

Was werden Sie in Excel lernen?

Wenn Sie sich mit Excel beschäftigen, werden Sie im Wesentlichen drei Anwendungsbereiche kennenlernen:

• Organisation
  Mit Excel können Sie Daten strukturiert aufbereiten und speichern. Sie lernen, wie Sie durch die Verwendung von Tabellenblättern Daten sortieren und filtern können und sich somit die Arbeit insbesondere mit großen Datenmengen erleichtern.
• Präsentation
  Excel hält zahlreiche Möglichkeiten bereit, um Daten zu visualisieren. Sie lernen, wie Sie Diagramme und Grafiken erstellen können, um komplexe Daten anschaulich darzustellen.
• Analyse
  Excel bietet vielfältige Werkzeuge zur Datenanalyse. Sie lernen, wie Sie mithilfe von Funktionen und Formeln komplexe Berechnungen anstellen, Daten systematisch untersuchen und wichtige Trends oder Muster identifizieren können.

Excel lernen für Anfänger

Um Excel effizient zu nutzen, sollten Sie über entsprechende Kenntnisse verfügen. Zu den grundlegenden Fähigkeiten, die Sie als Einsteiger lernen sollten, zählen beispielsweise das Anlegen von Tabellenblättern, die Eingabe, Sortierung und Formatierung von Daten, die Auswahl und Anwendung von Formeln und Funktionen, das Erstellen von Diagrammen und Grafiken sowie der Ausdruck von Tabellenblättern.

Wenn Sie Excel zum ersten Mal lernen, können Sie sich zunächst mit kostenlosen Tutorials im Internet einen Überblick über das Programm verschaffen. Sie können sich dazu z.B. YouTube-Videos anschauen, die hilfreiche Tipps für Anfänger zeigen.

Um Excel von Grund auf zu lernen, ist es allerdings besser, einen didaktisch aufbereiteten Online-Kurs zu nutzen, der Sie systematisch und praxisbezogenen zum Ziel führt.

In einem solchen Lernprogramm werden Sie als Anfänger die Handhabung der folgenden grundlegenden Excel-Funktionen einüben.

• Programmoberfläche
  Zunächst lernen Sie dabei den grundsätzlichen Aufbau von Excel kennen. Sie lernen, wo sich in der Programmoberfläche die wichtigsten Funktionen und Befehle befinden.
• Tabellenblätter
  Im weiteren Verlauf lernen Sie genauer, wie Sie mit dem zentralen Element in Excel umgehen: den Tabellenblättern. Ein Tabellen- oder Arbeitsblatt kann durchaus mehr als eine Tabelle enthalten. Da ist es gut, wenn Sie lernen, wie Sie Tabellenblätter erstellen, benennen, kopieren und einfügen können.
• Tabellenzellen
  Wenn Sie in Excel mit Tabellen arbeiten, arbeiten Sie immer auch mit Zellen. Sie lernen daher, wie Sie Daten effizient in Zellen eingeben und bearbeiten können. Außerdem lernen Sie die Funktionen zur Formatierung von Zellen kennen. Zum Beispiel, wie Sie die Größe von Zellen anpassen, Zellen markieren, kopieren und einfügen, oder wie Sie Zelleninhalte automatisch ausfüllen, sortieren oder löschen können.
• Formatieren von Tabellen
  Bei der Arbeit in Excel ist es wichtig, schnell die gewünschten Informationen zu finden. Hierfür kommt dem Formatieren von Tabellen große Bedeutung zu. Sie lernen, wie Sie die Inhalte der Tabellen ansprechend und gut lesbar formatieren.
• Druckvorbereitung und Druck
  Ob für Meetings, Präsentationen oder die eigene Arbeitsmappe – erstellte Tabellen müssen häufig ausgedruckt werden. Sie lernen, wie Sie den Ausdruck richtig vorbereiten und den Druck schließlich starten.
• Dokumente verteilen
  In Zeiten von virtueller Zusammenarbeit und Datenaustausch wird die digitale Weitergabe von Dokumenten immer wichtiger. Sie lernen daher, wie Sie Ihre erstellten Tabellen an andere Personen elektronisch verteilen können.
• Rechnen
  Zu guter Letzt kann man mit Excel auch rechnen, sehr gut sogar. Für den Einstieg lernen Sie, wie Sie die Tabellenkalkulation zum einen für grundlegende Berechnungen einsetzen. Zum anderen lernen Sie, automatisch Summen zu berechnen und aktualisieren zu lassen. Zudem lernen Sie, wie Sie Bezüge zwischen Tabellenzellen herstellen, um elegant und zeitsparend auf bestimmte Werte zuzugreifen.

Als Anfänger ist es wichtig, diese Excel-Grundlagen zu verstehen. Wenn Sie das beherrschen, sind Sie bereit für das nächste Level.

Excel für Fortgeschrittene

Wenn Sie schon Kenntnisse in Excel haben, helfen Ihnen die fortgeschrittenen Funktionen dabei, Ihre Arbeitseffizienz zu steigern und Zeit zu sparen. Sie lernen, wie Sie präzisere Berechnungen durchführen, Daten effizienter analysieren und Ihre Dokumente auf ein professionelles Niveau bringen. Mit folgenden Aspekten werden Sie sich dabei vertraut machen:

• Bezüge
  Bei der Arbeit mit Formeln und Funktionen sind Bezüge enorm wichtig. Sie lernen, wie Sie mit Bezügen effizient festlegen können, welche Werte aus der Tabelle in der Formel verarbeitet werden sollen. Mit geschickten Bezügen können Sie bei der Erstellung und späteren Änderung einer Tabelle viel Arbeit und Zeit sparen.
  Wenn sich Werte häufig ändern verwenden Sie am besten Zellenbezüge. Dadurch kann Excel flexibel auf die variierenden Werte zugreifen.
• Fehlersuche
  Formeln in Excel können sehr lang und verschachtelt sein – und dadurch schnell unübersichtlich werden. Sie lernen daher, mit welchen Funktionen Sie auch komplexe Formeln bequem auf mögliche Fehler hin überprüfen können.
• Funktionen
  Entdecken Sie die Welt der Formeln und Funktionen in Excel. Das Programm hält eine Vielzahl an Funktionen bereit, mit denen sich die Daten in einer Tabelle verarbeiten lassen. Sie lernen beispielsweise mit dem SVERWEIS und dem WVERWEIS zwei der mächtigsten Funktionen kennen. Diese Funktionen sind besonders dann hilfreich, wenn Sie in großen Tabellen mit vielen Daten arbeiten und schnell bestimmte Daten finden möchten.
  Ebenso mächtig ist die WENN-Funktion. Sie lernen daher, wie Sie mit dieser Funktion Bedingungen festlegen können, die Excel dann überprüft. Wenn die Bedingung erfüllt ist, gibt Excel einen bestimmten Wert zurück.
• Datenbank-Tabellen
  Wenn es mal schnell gehen muss, sind Datenbank-Tabellen eine clevere Arbeitserleichterung. Sie lernen, wie Sie einen Bereich in Excel ruckzuck als ansprechende Tabelle formatieren. Mit wenigen Klicks erweitern Sie diese um nützliche Elemente, zum Beispiel durch eine automatisierte Summenzeile.
• Diagramme
  Diagramme helfen Ihnen dabei, Daten zum Beispiel für betriebswirtschaftliche Berichte oder Statistiken anschaulich zu visualisieren. Sie lernen, wie Sie in Excel bloße Zahlenlisten mithilfe von Diagrammen in aussagekräftige Übersichten verwandeln und dadurch eine geeignete Interpretation der Daten ermöglichen. Hierzu lernen Sie, wie Sie verschiedene Diagrammtypen erstellen, Achsen beschriften, Datenreihen formatieren und Diagramme anpassen. So können Sie Ihre Informationen klar und verständlich präsentieren.
• Bedingte Formatierung
  Neben Diagrammen ist die bedingte Formatierung von Zellen eine weitere gute Möglichkeit, um wichtige Werte in Tabellen optisch hervorzuheben. Sie lernen daher, wie sich die Zellenformatierung in Abhängigkeit vom Zelleninhalt automatisch ändern lässt. So können Sie zum Beispiel festlegen, dass alle Zellen mit einem Wert unter 0 eine rote Schriftfarbe verwenden sollen.
• Zellen gruppieren und ausblenden
  Insbesondere Berichte mit umfangreichen Daten müssen übersichtlich gestaltet sein, damit der Betrachter relevante Berechnungsergebnisse oder Trends sofort erkennen kann. Lernen Sie darum, wie Sie bestimmte Zellenbereiche gruppieren und anschließend komfortabel ein- und ausblenden können.
• Zellen- und Blattschutz
  Komplexe Tabellen, die zahlreiche Formeln und Zellbezüge enthalten, haben eine kritische Schwachstelle: Wenn dort versehentlich eine Zelle verändert wird, die für die Berechnung wichtig ist, wird Excel ein falsches Ergebnis ausgeben. Sie lernen daher, wie Sie Zellen und Tabellenblätter vor unbeabsichtigten Änderungen effektiv schützen können.
• Effizientes Arbeiten
  Effizientes Arbeiten mit Excel ist das A und O für Ihren Arbeitsalltag. Aus diesem Grund lernen Sie fortgeschrittene Funktionen kennen, mit denen Sie große Datenmengen leicht filtern, prüfen, automatisiert bearbeiten oder mit interaktiven Benutzeroberflächen ausstatten können.
• Daten importieren und exportieren
  Im Arbeitsalltag liegen benötigte Daten häufig nicht direkt in Excel vor, sondern müssen aus anderen Quellen bezogen werden. Sie lernen daher, wie Sie externe Daten importieren und anschließend weiterverarbeiten können. Und auch den umgekehrten Fall lernen Sie kennen, also wie Sie Daten aus Excel für andere Systeme ausspielen können.
• Pivot-Tabellen
  Wenn Sie große Datenmengen analysieren und auswerten müssen, ist die sogenannte Pivot-Tabelle das Mittel der Wahl. Sie lernen, wie Sie mit Pivot-Tabellen Daten geschickt verdichten, nach relevanten Informationen filtern und grafisch aufbereiten können.